Mi a baj az időmenedzsmenttel? 5+1 dolog, amit csinálj másképp!

Az időmenedzsment mágusa vagy, megvan a legújabb határidőnapló hatféle színű kijelölővel, a dolgozószobában ott virít az asztali naptár, nem is beszélve a telefonra letöltött időbeosztás tervezőről. De miért is érezzük szükségesnek, hogy időhöz rögzítsük azt, mikor mit fogunk megcsinálni?

Bizonyára te is hatékony és eredményes szeretnél lenni. De vajon tényleg akkor leszel az, ha a lehető legtöbb feladatot pipálod ki a teendők listájáról? Ha egy feladat meghatározott idősávban való elvégzéséhez ragaszkodsz, még akkor is, ha az adott pillanatban éppen nem találod a gondolatmenetet, annak csak növekvő frusztráció, lelkiismeret-furdalás és egy összecsapott feladat lesz a vége.
Lássuk, mit csinálsz rosszul, amikor menedzselni akarod az idődet!

1. Rossz az időzítés…

Ez a szöveg lehet egy balul sikerült randi utáni visszautasítás szövege, de akár a napi beosztásodra is igaz lehet. Hiába ülsz neki már sokadik alkalommal egy feladatnak, mégsem jutsz előre. Túl fáradt, vagy ellenkezőleg, túl éber vagy ahhoz, hogy egy helyben ülj, és az adott feladaton dolgozz. Mi lehet a megoldás? Kísérletezz az idővel, és találd meg azt a napszakot, amikor a különböző típusú tevékenységekre a legtöbb figyelmedet tudod fordítani. Így például az összetettebb feladatokat lehetőleg ne ebéd után végezd, amikor a szervezeted az emésztésre fordítja erőforrásait.

2. Behatárolod magad

Sokszor ott rontod el, hogy kizárólag a célt tartod szem előtt, és megfeledkezel magáról a folyamatról. Például, elhatározod, hogy 14:00-től 15:00-ig ezzel vagy azzal foglalkozol. Még, ha teljesíted is ezt a precíz tervet, akkor sem biztos, hogy elégedett leszel az eredménnyel. Pedig lehet, hogy valóban azzal az adott dologgal foglalkoztál, sőt, még a közösségi médiát is kiiktattad erre az időre.
A probléma abból fakad, hogy csak a tevékenységet és az idősávot határoztad meg. Arra, hogy az adott témában milyen fejlődést szeretnél elérni, nem fordítottál elég figyelmet. A való életben természetesen mindannyiunkat kötik a határidők, de ha megtanulsz megfelelő kérdéseket feltenni, sokat javíthatsz a hatékonyságon. Milyen összefüggéseket szeretnél megérteni aznap a feladattal kapcsolatban? Egyáltalán fontos-e, hogy az adott feladatot te végezd el, vagy delegálhatod a folyamatot? Milyen munkafázisig szeretnél eljutni?
Természetesen a mechanikus folyamatoknál működik az időkorlát, de a komplexebb feladatok, amelyek nagy hatással vannak a jövő alakulására, nem érdemlik, hogy egy megtartott időkerettől függjön az eredményességük.

3. Nem automatizálsz

Valójában a legtöbb rendelkezésedre álló funkciót nem is használod feladataid egyszerűsítésére, ami pedig az időrabló tevékenységek során kapacitást szabadíthatna fel. Azt már számtalanszor hallhattad, hogy ne csekkold az e-maileket megállás nélkül, de vajon elég, ha kijelölsz erre egy időszakot a héten? Ha meglátod a felhalmozódott levélmennyiséget, könnyen megrettenhetsz, és általában megpróbálod a legtovább halogatni a dolgot. Ehelyett inkább állítsd be, hogy bizonyos személyektől kapott e-maileket kiemelten kezeljen a rendszer, és még ha egyes hírleveleket szeretnél is megkapni, azokat egy másik mappába száműzze. Így nem kell bogarásznod, mi fontos és mi kevésbé.

 

Ha szeretnél hasonló témákról hallani neves és elismert előadóktól, és a karrieredért is tennél, jelentkezz a HVG Állásbörzére! Találkozzunk október 3-4-én!

 

4. Nem tudsz kikapcsolódni

Két feladat között megérdemled, hogy böngéssz egy kicsit, megnézz egy részt a kedvenc sorozatodból, vagy, hogy elszántan keresgéld a Google-ben a következő nyaralásod helyszínét. Azonban fel kell tenned magadnak a kérdést: jobban érzed magad ezektől a tevékenységektől? Feltöltenek energiával? A beosztás kényszere sajnos a szabadidőnk eltöltésére is kiterjed, a beiktatott rövid én-idők azonban nem teszik lehetővé az igazi kikapcsolódást. Érdemesebb egy nagyobb jutalmat betervezned magadnak, főképp, ha azután egy fontos, komplexebb feladat áll előtted. Sétálj egyet valakivel a városban vagy a természetben, mozogj egy kicsit, fedezz el új helyeket – csinálj bármit, ami energiával tölt fel! Még ha ez hosszabb időt is „vesz el” a feladatoktól, hatékonyabban fogsz utána dolgozni.

5. Mennyiség a minőség helyett

Benned is él egy olyan hiedelem, hogy minél több dolgot végeztél el, annál hatékonyabb voltál aznap? Aztán, ha hirtelen közbejön egy váratlan esemény, próbálod betömködni a lyukakat, majd csalódsz, hiszen 8 feladatból csak 6 sikerül. Ne ragaszkodj görcsösen a napirendedhez, mert az rengeteg energiádat felőrli. Biztos, hogy szükséges azt a 8 feladatot ma elvégezned? Helyette, amint elhárítottad a krízist, szánj több időt egy, a jövő szempontjából fontos, hosszabb távú projektre.

+1 És végül… Csak olvasod a tippeket, és nem ülteted át őket a gyakorlatba.

Kezdd el tudatosan figyelni, hogyan alakítod az idődet, hogyan bánsz egyes feladatokkal. Akár naplózd, hogy a heti teendők közül melyik ment jobban reggel, melyik délután. Hogyan érzel a szabadidőd eltöltésével kapcsolatban, mennyire esel a felaprózódás hibájába? Mi az, ami igazán feltöltene? Tartsd szem előtt, hogy ha igazán produktív akarsz lenni, ne az idődet oszd be, hanem a figyelmedet és az energiáidat!

 

Az idő túlságosan nagy szerepet tölt be az életünkben. Próbáld meg elengedni az időnyomást, és inkább a feladat minőségére koncentrálni. Hidd el, sokkal kreatívabb leszel így, és jobb eredményeket tudsz elérni! 😉

 

Szerző: Kurinyec Anna

 

Ha tetszett a cikk, oszd meg másokkal is! 😉