HVG Állásbörze - Tippek a hatékonyidőbeosztáshoz

Hogyan legyél hatékony?

Annyi dolgot kell egyszerre csinálnod, hogy azt sem tudod, hogy melyikhez kapj? Úgy érzed, hogy 24 óra sem elég ahhoz, hogy a végére érj a feladataidnak? Ismerős a helyzet? Ha kíváncsi vagy, hogyan szabadulhatsz az idő fogságából, olvasd el tippjeinket!

A multitasking, avagy a száz felé szakadás jelensége

Sokakban él a tévhit, hogy sokkal eredményesebben végezheti a feladatait, ha egyszerre több dolgot csinál párhuzamosan. Van olyan, aki valóban könnyebben ugrál a tennivalók tengerében, szervez és koordinál több dolgot egyszerre, de olyan is, akinek agya csupán minimálisan képes a figyelem megosztásra. Előfordulhat azonban, hogy még a rutinná vált cselekvések minőségét is leronthatja egy párhuzamosan végzett másik tevékenység. Nem egy közúti balesetet okozott például a vezetés közbeni telefonálás vagy chatelés. A multitasking éppen ezért nemcsak, hogy lefáraszthat, de olykor több időt is vesz igénybe annál, mintha csupán egy valamire koncentrálsz. Tehát a megoldás nem a figyelem megosztása, sokkal inkább az idő megfelelő beosztása.

Hogyan fokozhatjuk a hatékonyságunk?

1.tipp: Ne keverd össze a sürgőset a fontossal!
Talán az első és legfontosabb szabály, hogy mindig légy tisztában a prioritásokkal. A legjobb módszer, ha heti vagy napi listát készítesz a kitűzött feladatokról. Így látni fogod, mi az, amit feltétlen meg kell csinálnod, és mi az, ami nem olyan nagy probléma, ha későbbre csúszik.

2.tipp: Vedd figyelembe a határidőket!
Ha választanod kell, hogy mivel foglalkozz először, a holnaputánra leadandó projektmunkával vagy azzal, amire még bő egy heted van, inkább az előbbivel kezdd. De ahhoz, hogy számon tudd tartani a sok dátumot, nem árt, ha a naptáradban is szigorúan vezeted ezeket.

3.tipp: Használd ki bölcsen az időd!
A Pareto-elv, vagy más néven a 80/20-as szabálya szerint a legfontosabb teendőid 80%-a a napi időkereted 20%-ában elvégezhető. Tehát igenis lehetséges, hogy végezz a dolgaid nagy részével a nap végére. Ha valami kimarad, az sem a világ vége. Helyezd át a következő napi listádra, és jelöld magasabb szintre a fontosságát.

4.tipp: Ne hajszold túl magad!
Rómát sem egy nap alatt építették. Fontos, hogy tisztában legyél a korlátaiddal. Egy átlagos ember körülbelül 6-7 órát bír produktív állapotban tölteni. Ahogy fáradsz, úgy kezd romlani a teljesítményed is. Így például amíg frissen mondjuk adott feladat fél órát vesz igénybe, fáradtan háromszor ennyi idő kell hozzá.

5.tipp: Ne hanyagold el a pihenést se!
Bármilyen elfoglalt vagy, akkor is lényeges, hogy időt szakíts magadra. Egy-egy elvégzett feladat között nyugodtan tarts rövid szünetet, nyújtózkodj, sétálj, hallgass zenét, vagy bármi, ami egy kicsit is kikapcsolja az agyad. Hidd el, utána újult erővel tudsz majd belevágni a folytatásba.

Szerző: Kosztolnik Lili